Projelerde soru sormak her zaman olumlu algılanmaz. Bir proje yöneticisi çok fazla soru sorduğunda, ekip içinde “kararsız mı?”, yönetim tarafında “konuya hâkim değil mi?” ya da müşteri tarafında “neden hâlâ netleşmedi?” gibi düşünceler oluşabilir. Özellikle hızlı ilerlemenin beklendiği ortamlarda, sorular bazen süreci yavaşlatan bir unsur gibi görülür.
Oysa veriler, projelerdeki asıl sorunların çoğunun geç sorulan ya da hiç sorulmayan sorulardan kaynaklandığını gösteriyor.
Standish Group’un CHAOS raporlarında projelerin önemli bir bölümünün hedeflenen başarıya ulaşamamasının temel nedenleri arasında belirsiz gereksinimler, yanlış tanımlanmış problemler ve beklenti uyumsuzlukları yer alıyor. Bunların ortak noktası teknik eksiklikler değil; projenin en başında yeterince netleşmemiş konular olması.
Burada proje yöneticisinin çok soru sormasının ardındaki ana sebep ortaya çıkıyor: Amaç belirsizliği uzatmak değil, ileride ortaya çıkacak belirsizlikleri erkenden görünür kılmak.
Bir projede ilk aşamalarda sorulan sorular genellikle rahatsız edicidir. Çünkü henüz herkes “işin netleştiğini” varsaymak ister. Ancak bu varsayım çoğu zaman gerçek değildir. PMI’ın Pulse of the Profession araştırmaları, problem tanımı ve beklenti netliği yüksek projelerde hem maliyet sapmalarının hem de kapsam değişikliklerinin anlamlı şekilde azaldığını ortaya koyuyor.
Yani soru sormak, projeyi yavaşlatan bir davranış değil; tam tersine ileride yaşanacak yavaşlamaların önüne geçen bir yatırımdır.
Proje yöneticileri genellikle şu ikilemle karşı karşıya kalır: Hızlıca çözüm üretmek mi, yoksa biraz durup doğru soruları sormak mı? Kısa vadede hızlı cevaplar daha konforlu görünür. Ancak yanlış soruya verilen doğru cevap, projeyi sadece daha hızlı şekilde yanlış yöne taşır.
McKinsey’in karar alma süreçleri üzerine yaptığı çalışmalarda, problemi doğru tanımlayan ekiplerin çözüm aşamasında daha az revizyon yaptığı ve daha düşük toplam maliyetle ilerlediği görülüyor. Bu da şunu gösteriyor: doğru ve zamanında sorulan sorular, toplam proje süresini fiilen kısaltıyor.
Buradaki kritik nokta “çok soru” değil, doğru zamanda sorulan doğru soru. Talep geldiği anda sorulmayan bir “neden” sorusu, proje ilerledikçe çok daha büyük bir maliyetle geri döner. Başta netleştirilmeyen bir beklenti, ileride kriz olarak ortaya çıkar.
İyi proje yöneticileri bu yüzden her şeye cevap veren kişiler olmaktan çok, ekibin ve paydaşların birlikte düşünmesini sağlayan kişilerdir. Sordukları sorularla varsayımları görünür kılar, belirsizlikleri erkenden masaya koyar ve herkes için ortak bir zemin oluştururlar.
Bu yaklaşım dışarıdan bakıldığında bazen fazla temkinli ya da fazla sorgulayıcı gibi algılansa da, uzun vadede projeyi koruyan refleks tam olarak budur.
Projelerde gerçek hız; aceleyle verilen cevaplardan değil, zamanında sorulmuş doğru sorulardan gelir.
Zeynep Eda Ataç
Project Plus 
Yorum bırakın